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新疆维吾尔自治区区级政府集中采购工作指南

作者:xjbc 来源:xjbc 发布时间:2018年03月13日 点击数: 【字体:

为建立“公开与规范、管理与服务”相结合的政府采购运行机制,使政府采购各方当事人全面了解掌握政府采购各环节的工作流程和操作程序,提高政府采购工作效率,特制定《自治区区级政府集中采购工作指南》(以下简称《工作指南》)。

本《工作指南》中的政府采购监督管理部门,是指自治区财政厅政府采购管理办公室(以下简称采购办);政府采购当事人,是指集中采购机构(采购中心)、政府采购代理机构、采购单位(采购人)、投标人(供应商)。

一、政府采购预算的编报

自治区区级国家机关、事业单位和团体组织,凡使用财政性资金(预算内、预算外、自筹资金)、部门和单位纳入财政管理的其他资金或使用以财政性资金作为还款来源的借(贷)款,采购列入《新疆维吾尔自治区区级XXXX年度政府集中采购目录和分散采购限额标准》范围的货物、工程和服务的项目,都必须纳入政府采购,编制政府采购预算。政府采购预算编报的程序和要求,按照《关于进一步加强政府采购预算管理工作的通知》(新财购〔2009〕26号)和当年部门预算编制相关要求执行。

对未编、漏编政府采购预算的部门(单位)原则上不予下达政府采购计划。

二、政府采购计划的申报、审批、下达和变更程序

政府采购计划的编制和执行程序应按照《进一步加强自治区本级政府采购计划编制和执行管理的通知》(新财购〔2009〕28号)执行。

(一)政府采购计划的申报程序

1、采购人要严格按照年初财政部门批准的政府采购预算,根据《关于进一步加强自治区本级政府采购计划编制和执行管理的通知》(新财购〔2009〕28号)要求,分上、下半年(上半年计划编报时间为1月30日前,下半年计划编报时间为6月30前)编报(预算内、预算外、自筹资金)政府采购计划。

2、采购人将本单位编制的《采购单位XXXX年政府集中采购计划申请表》(上半年/下半年)(见附表一)报主管部门审核汇总。本级各主管部门将汇总后的本部门(系统)的采购计划,填制《主管部门XXXX年政府集中采购计划申请表》(上半年/下半年)(见附表二)送财政厅相关业务处室审核。财政厅相关业务处审核同意后送厅采购办,采购办以此作为执行政府采购的依据。

3、未申报政府采购计划(上半年/下半年)、但年中又需采购的项目,执行前采购人应办理追加采购计划手续。

(二)政府采购计划的审批程序

1、采购人依据财政部门审核同意的政府采购计划(上半年/下半年),结合采购进度、资金到位及国库集中支付用款计划的审批情况,在执行政府采购计划(上半年/下半年)中的项目时,需按月向财政厅相关业务处室报送《自治区本级单位政府集中采购计划执行申报表》(见附表三),于每月15日前向财政厅相关业务处提出执行计划申请。财政厅相关业务处室将审核同意的采购项目填制《财政厅业务处政府采购计划审批表》(见附表四)于每月20日前送采购办。其中,属自筹资金安排的采购项目,财政厅相关业务处在审核采购预算、向采购办出具《财政厅业务处政府采购计划审批表》(见附表四)的同时,要通知采购人将采购资金交入财政厅国库处政府采购专户。

2、采购人因工作需要确需采购进口产品的,应严格按照《财政部关于印发〈政府采购进口产品管理办法〉的通知》(财库〔2007〕119号)和财政部《关于政府采购进口产品管理有关问题的通知》(财办库〔2008〕248号)规定,经过相关部门审核和专家论证后,报财政部门审核同意后按有关规定执行。

3、采购产品涉及节能环保(含强制采购产品)、自主创新产品的,必须在财政部门会同有关部门发布的节能环保和自主创新产品政府采购清单(目录)范围内选购。

(三)政府采购计划下达的程序

1、协议供货和定点采购项目采购计划的下达程序。

采购人采购协议供货和定点采购范围内的项目时,需先登录“新疆政府采购网”在“协议供货”栏中查询相关协议定点采购信息,并填写《自治区区级政府采购协议定点采购项目确认单》(见附表五)随《自治区本级单位政府集中采购计划执行申报表》(见附表三)一同报财政厅相关业务处。采购办依据《财政厅业务处政府采购计划审批表》、《自治区区级政府采购协议定点采购项目确认单》(自筹资金安排的采购项目还要提供国库处出具的“政府采购自筹资金确认单”)等,经审核无误后,在2个工作日内向采购人下达采购计划。

2、非协议供货和定点采购项目采购计划的下达程序。采购人采购非协议供货和定点采购项目范围内的项目时,采购办依据采购人的《自治区本级单位政府集中采购计划执行申报表》、《财政厅业务处政府采购计划审批表》(自筹资金安排的采购项目还要提供国库处出具的“政府采购自筹资金确认单”)经审核无误后,7个工作日内汇总成集中采购计划,向自治区政府采购中心下达政府集中采购任务。

(四)垂直管理部门下属驻外单位政府采购计划的申请审批程序

垂直管理部门下属驻外单位的政府采购项目应按照《关于自治区垂直管理部门下属驻外单位参加当地政府采购工作的通知》(新财购〔2009〕13号)要求,统一编制政府采购预算和政府集中采购计划。在执行政府采购计划时,需参与当地政府集中采购的项目,由下属驻外单位填写《垂管部门下属驻外单位××××年参与当地政府集中采购计划执行申报表》(见附表七),通过主管部门报财政厅相关业务处审核,审核通过后送采购办确认,并下达各地、州(市)财政部门执行,同时抄送驻外单位主管部门和财政厅相关业务处。

(五)政府采购计划变更的程序

在实施政府采购活动中,需要追加、变更、停止采购项目和采购资金时,采购人应及时填制《自治区区级政府采购执行计划调整申请表》(见附表六)送财政厅相关业务处审核,相关业务处将审核无误并落实资金的申请签署意见后送采购办,对于需追加采购资金的项目,还需同时填制《财政厅业务处政府采购计划审批表》(见附表四),采购办将据此办理采购执行计划的调整手续。

三、政府采购项目需求、采购方式、招标文件、信息公告、开标评标、评审专家抽取等相关程序

(一)政府采购项目需求和采购方式确认程序

1、政府采购项目需求确认

采购中心自接到采购办下达的政府采购任务后,应在2个工作日内通知采购人领取《新疆维吾尔自治区区级单位政府采购项目需求表》(见附表八)。采购人应根据采购项目内容在2—5个工作日内向采购中心提供具体技术和商务需求。

2、政府采购方式确认

采购中心根据采购办下达的政府集中采购任务、采购人提出的技术和商务需求组织采购。对达到公开招标限额标准的项目,必须严格按照公开招标的程序组织实施。对达到公开招标采购限额标准,因特殊原因确需采用公开招标以外其他方式组织实施的,须填写《自治区本级变更政府采购方式审批表》,经采购办批准后方可实施。

(二)编制政府采购招标文件(或采购文件)的程序

1、采取公开招标和邀请招标方式的采购项目,需要编制招标文件。招标文件包括以下内容;

(1)投标邀请(邀请招标方式);

(2)投标人须知(包括密封、签署、盖章要求等);

(3)投标人应当提交的资格、资质、资信证明文件;

(4)投标报价要求、投标文件编制要求和投标保证金交纳方式;

(5)招标项目的技术规格、要求和数量,包括附件、图纸等;

(6)合同主要条款及合同签订方式;

(7)交货和提供服务的时间;

(8)评标方法、评标标准和废标条款;

(9)投标截止时间、开标时间及地点;

(10)自治区财政厅规定的其他事项。

采购人要求投标人提交符合招标文件规定要求的备选投标方案时,应当在招标文件中说明,并明确相应的评审标准和处理办法。

2、采取其他方式采购的,须编制采购文件。

采购文件包括以下内容:

(1)投标人应当提交的资格、资质、资信证明文件;

(2)投标报价要求、投标文件编制要求和投标保证金交纳方式;

(3)采购项目的技术规格、要求和数量;

(4)合同主要条款及合同签订方式;

(5)交货和提供服务的时间;

(6)评标方法、评标标准和废标条款;

(7)投标截止时间、开标时间及地点。

(8)自治区财政厅规定的其他事项。

(三)采购信息发布程序

1、招标方式信息发布程序

(1)采用公开招标方式采购的,必须在财政部指定的政府采购信息发布媒体(A、中国政府采购网站B、中国财经报C、中国政府采购杂志)上发布招标公告。同时在自治区区级财政部门指定的政府采购信息媒体(新疆政府采购网站和其他指定的媒体)上发布招标公告。

(2)采用邀请招标方式采购的,应当在自治区财政厅指定的政府采购信息媒体上发布资格预审公告,公布投标人资格条件,资格预审公告的期限不得少于7个工作日。投标人应当在资格预审公告期结束之日起3个工作日前,按公告要求提交资格证明文件。采购中心从评审合格投标人中通过随机方式选择3家以上的投标人,并向其发出投标邀请书。

《政府采购法》规定,采用招标方式采购的,自招标文件开始发售之日起至投标人提交投标文件截止之日止,不得少于20日。

2、其他采购方式采购信息发布内容及程序

采用公开招标、邀请招标以外的其它采购方式采购的,应当在自治区财政厅指定的政府采购信息媒体发布采购信息。

(四)政府采购开标、评标、定标程序

1、政府采购开标程序及要求

采购中心在开标前,应当通知采购办及有关部门,采购办及有关部门可以视情况到现场监督开标活动。

开标由采购中心主持,采购人、投标人和有关方面代表参加。

开标时,应当由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况,也可以由招标人委托的公证机构检查并公证;经确认无误后,由招标工作人员当众拆封,宣读投标人名称、投标价格、价格折扣、招标文件允许提供的备选投标方案和投标文件的其他主要内容。

未宣读的投标价格、价格折扣和招标文件允许提供的备选投标方案等实质内容,评标时不予承认。

投标截止时间结束后,参加投标的供应商不足三家的,除采购任务取消情形外,采购中心应报告采购办,由采购办按照以下原则处理:

(1)招标文件无不合理条款、招标公告时间及程序符合规定的,同意采取竞争性谈判、询价或者单一来源方式采购;

(2)招标文件存在不合理条款的,招标公告时间及程序不符合规定的,应予废标,并责成采购中心依法重新招标。

(3)在评标期间,出现符合专业条件的供应商或者对招标文件做出实质响应的供应商不足三家情形的,比照前款(1)的规定执行。

2、政府采购评标程序及要求

(1)评标委员会和评标专家的组成

评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成,成员人数应当为5人以上单数。其中,技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。

编写招标文件时征询过意见的专家,不得再作为评标专家参加评标。采购中心工作人员不得参加由本机构组织的政府采购项目的评标。

(2)评标专家的抽取

采购中心应当从自治区财政厅设立的政府采购评审专家库中,通过随机方式抽取评标专家。

对技术复杂、专业性极强,通过随机方式难以确定合适评标专家的采购项目,可由采购中心提出申请,经采购办同意,采取选择性方式确定评标专家。评标工作结束后,应将相关资料报采购办备案,并将专家资料添加到政府采购专家库临时专家库中。

(3)评标委员会成员应当履行下列义务

一是遵纪守法,客观、公正、廉洁地履行职责;

二是按照招标文件规定的评标方法和评标标准进行评标,对评审意见承担个人责任;

三是对评标过程和结果,以及供应商的商业秘密予以保密;

四是参与评标报告的起草;

五是配合采购中心答复投标供应商提出的质疑。

六是配合财政部门做好投诉处理工作;

(4)评标方法

货物、工程和服务招标采购的评标方法采用最低评标价法、综合评分法和性价比法。

一是最低评标价法,是指以价格为主要因素确定中标候选供应商的评标方法,即在全部满足招标文件实质性要求前提下,依据统一的价格要素评定最低报价,以提出最低报价的投标人作为中标候选供应商或者中标供应商的评标方法。

最低评标价法适用于标准定制商品及通用服务项目。

二是综合评分法,是指在最大限度地满足招标文件实质性要求前提下,按照招标文件中规定的各项因素进行综合评审后,以评标总得分最高的投标人作为中标候选供应商或者中标供应商的评标方法。

综合评分的主要因素是:价格、技术、财务状况、信誉、业绩、服务、对招标文件的响应程度以及相应的比重或者权值等。上述因素应当在招标文件中事先规定。

评标时,评标委员会各成员应独立对每个有效投标人的标书进行评价、打分,然后汇总每个投标人每项评分因素的得分。

三是性价比法,是指按照要求对投标文件进行评审后,计算出每个有效投标人除价格因素以外的其他各项评分因素(包括技术、财务状况、信誉、业绩、服务、对招标文件的响应程度等)的汇总得分,并除以该投标人的投标报价,以商数(评标总得分)最高的投标人为中标候选供应商或者中标供应商的评标方法。

3、政府采购定标程序

采购中心应当在评标结束后5个工作日内将评标报告送采购人,采购人应当在收到评标报告后5个工作日内,按照评标报告中推荐的中标候选供应商顺序确定中标供应商;也可以事先授权评标委员会直接确定中标供应商。

中标通知书发出后,采购人改变中标结果,或者中标供应商放弃中标,应当承担相应的法律责任。

四、政府采购合同签订程序

1、采购人或者采购中心接受采购人委托应当自中标通知书发出之日起30日内,按照招标文件和中标供应商投标文件的约定,与中标供应商签订书面合同。所签订的合同不得对招标文件和中标供应商投标文件作实质性修改。

采购人或者采购中心不得向中标供应商提出任何不合理的要求作为签订合同的条件,不得与中标供应商私下订立背离合同实质性内容的协议。

2、采购人或者采购中心应自采购合同签订之日起7个工作日内,按照有关规定将采购合同副本送采购办备案。

3、供应商应当按照采购合同和工期合理组织供货。

4、一般采购项目由采购人组织验收,重大项目可由采购中心协助采购人组织验收,财政、监察、审计等部门监督。验收完成后,应如实填写《自治区政府采购验收单》(见附表九)。

五、 政府采购资金支付程序

(一)政府采购资金支付申请所需资料

政府采购活动结束后,采购人对所接受的货物、工程和服务经验收合格后,应在合同约定的付款时间前10个工作日,向采购办提交付款申请。提交付款申请时,采购人须向采购办提供以下材料:

1、属自筹资金采购的项目,填制并提供《新疆维吾尔自治区财政厅政府采购资金请拨单》(一式三联,见附表十)。属预算内、预算外资金采购的项目,提供通过国库支付系统打印的《财政资金直接支付申请书》(一式二份,见附表十一),并及时提交网上支付信息。

2、《自治区本级政府采购项目清单》(一式二份,见附表十二,1份采购办留存,1份由采购办送对口业务处用于与采购人核对帐目)。

3、《财政厅业务处政府采购计划审批表》(可复印)1份。

4、《自治区区级政府采购协议定点采购项目确认单》复印件1份(协议定点采购项目需提供)。

5、“通知单”或“中标通知单”复印件1份(非协议定点采购项目提供,即:采购中心招标采购完成后,发给采购人的“通知单”,发给中标供应商的 “中标通知单”)。

6、评标报告1份。评标报告由采购中心提供给采购人(非协议定点采购项目即采购中心完成的采购项目需提供)。

7、合同原件1份(车辆保险项目为保单正本复印件)。

8、验收单1份。采购项目验收合格后,由采购人填写的“自治区政府采购验收单”(车辆保险项目不需提供)。

9、发票复印件1份。

10、其他需要提供的材料。

采购人送达的以上材料和网上支付信息齐全后,采购办在5个工作日内予以审核并分两批送财政厅国库处。国库处收到采购办送达的《财政资金直接支付申请书》或《新疆维吾尔自治区财政厅政府采购资金请拨单》,经审核符合规定的,4个工作日内审核办理付款手续。

(二)政府采购资金支付程序

1、根据合同约定,一次性付款的,采购人应将上述材料一次性提供给采购办,采购办和国库处进行审核后一次性支付货款。

2、根据合同约定分期付款的,第一次付款时,采购人需向采购办提供上述“(一)政府采购资金支付申请所需资料”中1至7项材料及“收款收据”。 第二、三次付款时,需向采购办提供1、2、3、4、9项材料,验收完毕后,还需要提供政府采购验收单。

3、需要跨年度付款的,按采购合同,依照上述支付程序办理相关手续。

(三)政府采购自筹资金退付程序

1、对以《新疆维吾尔自治区财政专项资金(基金)缴款书》缴入财政厅国库处政府采购专户的自筹资金,因特殊情况不参加政府采购、需要退回资金的,采购人要先填制《自治区区级政府采购执行计划调整申请表》办理相关停止采购手续后,再填制《新疆维吾尔自治区财政厅政府采购自筹资金节余退付申请书》(见附表十三),直接到国库处办理退付手续。

2、对使用自筹资金采购的项目,采购完毕后,发生节余款需要退付的,采购人与国库处核对账目后,填制《新疆维吾尔自治区财政厅政府采购自筹资金节余退付申请书》直接送国库处办理退付手续。

六、中标无效确认程序

在政府采购招标投标活动中,对中标无效的采购项目,根据《关于规范自治区本级政府采购中标无效行为的通知》(新财购[2009]22号)规定,招标采购单位应及时填写“自治区本级政府采购中标无效认定表”(见附表十六),报采购办认定后,在政府采购指定媒体上发布中标无效信息。对各招标采购单位采取其它方式组织的采购活动,有中标无效情形的,依照本程序执行。

七、质疑投诉程序

供应商认为采购文件、采购过程和中标、成交结果使自己的权益受到损害的,可以在知道或者应知其权益受到损害之日起7个工作日内,以书面形式向采购中心、采购人、政府采购代理机构提出质疑。采购中心、采购人、政府采购代理机构应当在收到投标供应商书面质疑后7个工作日内,对质疑内容做出答复。

质疑供应商对采购中心、采购人、政府采购代理机构的答复不满意或者采购中心、采购人、政府采购代理机构未在规定时间内答复的,可以在答复期满后15个工作日内按有关规定,向采购办提出书面投诉。采购办应当在收到书面投诉后的30个工作日内,对投诉事项做出处理决定。

处理投诉事项期间,采购办可以视具体情况书面通知采购中心、采购人、政府采购代理机构暂停签订合同等活动,但暂停时间最长不得超过30日。

投诉人对政府采购监督管理部门的投诉处理决定不服或者政府采购监督管理部门逾期未作处理的,可以依法申请行政复议或者向人民法院提起行政诉讼。

八、政府采购其它相关程序

(一)变更采购方式的程序

在执行政府采购计划(上半年/下半年)中,有特殊要求,需变更采购方式或需要申请分散采购的项目,采购人、集中采购机构和政府采购代理机构应按照《关于审批自治区区级政府分散采购和变更采购方式有关事项的通知》(新财购〔2007〕21号)规定执行。

1、变更采购方式的范围

列入政府集中采购目录以内或分散采购限额标准以上,已达到公开招标采购限额标准的项目,本应由自治区采购中心、采购人和政府采购代理机构采取公开招标方式采购,但由于特殊原因无法按公开招标方式采购,需要变更采购方式的项目;采购办已批复的分散采购项目,采购人、政府采购代理机构无法按照批复的采购方式组织采购,需要变更采购方式的项目。

2、变更采购方式的审批程序

(1)采购人申请执行采购计划时,对应当通过公开招标方式组织采购,因特殊原因不能采用公开招标方式采购的项目,由采购人填写《自治区本级变更政府采购方式审批表》(见附表十四)送采购办审核。

(2)采购计划已下达采购中心实施采购的,由于投标供应商不足三家或因其他特殊原因,需改变采购方式的项目,由采购中心填写《自治区本级变更政府采购方式审批表》送采购办审核,采购中心应按采购办批准的采购方式依法组织实施。

(3)政府采购代理机构代理政府采购业务时,对按规定应采用公开招标方式组织实施的项目但因特殊原因不能采用公开招标方式或不能按照采购办批复的采购方式组织实施的项目,由政府采购代理机构填写《自治区本级变更政府采购方式审批表》提出变更采购方式申请,送采购办审批。政府采购代理机构应按采购办批准的采购方式依法组织实施。

(二)分散采购的申请、审批程序

列入集中采购目录范围以内的采购项目,必须实行政府集中采购。确因特殊原因需分散采购的,采购人应按照《关于审批自治区区级政府分散采购和变更采购方式有关事项的通知》(新财购〔2007〕21号)规定执行。

1、政府分散采购的申请程序

对不能实行集中采购的项目,采购人应就项目实施的特殊性及采购资金来源等情况提出实行分散采购的书面申请,由主管部门审核同意并签署意见后送采购办审批。

2、政府分散采购的审批程序

采购办收到采购人的分散采购书面申请后,对属于预算内、预算外资金实施的分散采购项目,填制《自治区区级政府分散采购项目和资金确认表》(见附表十五),送财政厅相关业务处落实资金。采购办根据财政厅业务处资金落实情况,按有关规定和程序办理。根据工作实际情况确需实施分散采购的项目,采购办将以“分散采购项目批复通知”予以书面批复,并监督采购人按批复要求办理政府采购事宜。需委托政府采购代理机构代理的分散采购项目,采购人应按照《关于印发〈政府采购代理机构代理政府采购业务管理(暂行)办法〉的通知》(新财购[2005]11号)规定,先在“新疆政府采购网”上发布“委托代理信息”,待确定政府采购代理机构后,采购办再向采购人出具“分散采购项目批复通知”(一式两份,由采购人送代理机构一份);对不需采用分散采购的项目,采购办将直接退回采购人的分散采购申请,并要求其按规定的政府集中采购程序办理采购事宜。

(三)跨年度采购程序

当年的集中采购任务下达到采购中心,需要在下一年度实施采购的,其政府采购预算和政府采购计划仍然占当年的指标,按法律规定的方式和程序组织实施但其采购结果不在当年进行统计。

(四)集中采购机构各种采购方式的完成时限要求

采购中心自收到采购人填置的《新疆维吾尔自治区区级单位政府采购项目需求表》后,以公开招标方式实施的采购项目,应在30个工作日内确定预中标供应商;以邀请招标方式实施的采购项目,应在35个工作日内确定预中标供应商;以竞争性谈判方式实施的采购项目应在20个工作日内确定预中标供应商;以询价方式实施的采购项目,应在10个工作日内确定预中标供应商;以单一来源方式实施的采购项目应在5个工作日内确定中标供应商。

各政府采购代理机构受理的政府采购项目的完成时限参照上述要求执行。

(五)集中采购任务退回程序

采购中心对采购办下达的采购任务,由于特殊原因无法进行集中采购的项目,应及时以书面形式说明原因,并将采购任务退回采购办,采购办依据《政府采购法》及相关规定,重新办理采购事宜。

(六)政府采购代理机构代理政府采购项目的程序

经采购办审批取得政府采购业务代理资质的社会中介机构,在代理政府采购业务时,应严格按照《政府采购代理机构代理政府采购业务管理(暂行)办法》的通知》(新财购〔2005〕11号)规定执行,并参照本《工作指南》中“采购中心”的工作职责和工作流程进行操作。

九、政府采购信息统计报表报送程序

1、采购活动结束后,采购单位进入“政府采购信息统计及计划管理系统”,采用合同录入方式录入相关信息,按季度和年度的不同要求,产生政府采购信息统计报表,报送主管部门。

2、各主管部门负责对本级和所属下级预算单位的报表进行审核、汇总后报送采购办。

3、政府采购信息统计报表分为季度报表和年度报表。季度报表于每个季度结束后的8日内、年度报表于年度结束后的15日内报送至采购办。年度报表需同时将纸质报表和报表分析加盖单位行政公章送采购办。